The Hospitality Sales Coordinator plays a key support role within the Hospitality Sales Team, managing the processing and fulfilment of hospitality packages from sale through to event day, including invoicing and ensuring all paperwork is complete. The role coordinates all catering and hospitality requirements for clients attending WRU international home games and third-party events such as concerts, working closely with internal teams and suppliers to ensure a high-quality guest experience. In addition to event-day support, the coordinator provides occasional sales assistance and has a sales target drive additional revenue through the promotion of enhancements, including premium food and beverage upgrades and other add on experiences.

The position offers a competitive annual salary plus performance-based bonus.

Interviews will take place week commencing 6th April 2026.

The Person

· Previous experience in hospitality sales, event management, or customer service within a large-scale venue or stadium environment would be beneficial.

· Previous experience in administration, telephone handling, invoicing

· Strong customer service skills and ability to manage client relationships

· Ability to support sales initiatives and upselling opportunities in a fast paced, customer focused environment.

· Strong communication skills, both verbal and written

· Excellent IT skills, specifically Microsoft package

· Ability to manage multiple tasks and meet deadlines

· Ability to work independently and as part of a team

· Ability to communicate and work through the medium of Welsh is desirable

The Role

The role will include the following responsibilities:

Hospitality Sales and Catering Coordination:

· Fulfilment of incoming sales and hospitality enquiry calls, supporting the Hospitality Sales team.

· Outbound direct sales target to support the Hospitality Sales team in hitting revenue targets.

· Fulfilment of invoicing and financial provisions around packages that have been sold by the team

· Working with external suppliers and catering partners on theming, look and feel.

· Overseeing external supplier coordination for all audio-visual requirements.

· Increase the additional spend of wines and additional food items in advance of event day and on event days, in accordance with the target set by the Hospitality Sales team.

· Event day lead with regards to catering requirements across the stadium for main bowl events.

Hospitality Client Management

· Supporting Hospitality Sales team to deliver an excellent standard of hospitality to long term and event by event clients.

· Respond to and manage feedback from hospitality clients.

· Lead on the distribution of hospitality room passes via the PSE VIP Tickets App.

· Be the key point of contact in certain hospitality spaces on event day, ensuring client expectations and requirements are met.

Budgets

· Contributing to budget setting for the Hospitality Sales team and closely monitor activity, reporting back to the Client Manager.

· Responsible for managing costs within package fulfilment.

WRU Requirements

The WRU require that individuals are proficient in IT skills, specifically Microsoft packages. Excellent written and verbal communications are essential, along with the ability to build strong relationships with internal and external stakeholders.

Ability to communicate through the medium of Welsh and a Valid UK Driver's License is desirable. This role is subject to a basic/enhanced DBS check.

The Perks

As a permanent member of the WRU Group, you will have access to our full range of employee benefits, including:

• Salary Sacrifice Pension (5% employee contribution, matched by WRU)

• Life assurance scheme

• WRU Group Ticket Allocation (in line with ticketing policy)

• One additional paid day off (birthday leave)

• Employee assistance programme

• Team Tactics – hybrid working arrangements

• Free stadium parking and gym

• WRU Group store and tour discounts

• WRU Group partnership offers

• Eye Care Voucher Scheme

• Cycle to Work Scheme

Our Values

The WRU Group are committed to developing a culture whereby all employees are equally valued and respected. Our aims, together with our vision and mission, are underpinned by our core values and beliefs which embrace: Integrity, Excellence, Success, Courage, Family & Humour.

Inclusion At The WRU

The WRU Group are committed to building diverse, high-performing and engaged teams across Welsh Rugby. We are ambitious about providing a people first culture where everyone can belong, be heard and respected. We are happy to talk to you about our Crys I Bawb EDI Strategy (2024-2029) and you can also read more about our commitment in our Equality, Diversity and Inclusion Policy.

Diversity monitoring

We know that we deliver better services when our workforce reflects the full range of backgrounds and experiences in the society we serve.

To continue to do this we need your help in filling out a short monitoring form.

None of the information you provide will be visible as part of your application. It will only be used anonymously to monitor the inclusivity of our selection processes.

You can select 'prefer not to say’ if you would rather not answer any question.

Mae'r Cydlynydd Gwerthiannau Lletygarwch yn chwarae rôl gymorth allweddol o fewn y Tîm Gwerthiannau Lletygarwch, gan reoli prosesu a chyflenwi pecynnau lletygarwch o werthu hyd at ddiwrnod y digwyddiad, gan gynnwys anfonebu a sicrhau bod yr holl waith papur wedi'i gwblhau. Mae'r rôl yn cydlynu holl anghenion arlwyo a lletygarwch cleientiaid sy'n mynychu gemau gartref rhyngwladol URC a digwyddiadau trydydd parti megis cyngherddau, gan weithio'n agos gyda thimau mewnol a chyflenwyr i sicrhau profiad o ansawdd uchel i westeion. Yn ogystal â chymorth ar ddiwrnod y digwyddiad, mae'r cydlynydd yn darparu cymorth gwerthu o bryd i'w gilydd, ac mae ganddo darged gwerthu i ysgogi refeniw ychwanegol drwy hyrwyddo ychwanegiadau, gan gynnwys uwchraddiadau bwyd a diod premiwm a phrofiadau ychwanegol eraill.

Mae'r swydd yn cynnig cyflog blynyddol cystadleuol ynghyd â bonws yn seiliedig ar berfformiad.

Cynhelir cyfweliadau yn yr wythnos sy'n dechrau 6 Ebrill 2026.

Y PERSON

Gwybodaeth, Sgiliau a Phrofiad

· Byddai profiad blaenorol mewn gwerthiannau lletygarwch, rheoli digwyddiadau, neu wasanaeth cwsmeriaid o fewn amgylchedd lleoliad mawr neu stadiwm yn fanteisiol.

· Profiad blaenorol mewn gweinyddiaeth, trin ffôn, anfonebu

· Sgiliau gwasanaeth cwsmeriaid cryf a'r gallu i reoli perthnasau â chleientiaid

· Y gallu i gefnogi mentrau gwerthu a chyfleoedd uwchwerthu mewn amgylchedd cyflym sy'n canolbwyntio ar gwsmeriaid.

· Sgiliau cyfathrebu cryf, ar lafar ac yn ysgrifenedig

· Sgiliau TG rhagorol, yn benodol pecyn Microsoft

· Y gallu i reoli tasgau lluosog a chwrdd â therfynau amser

· Y gallu i weithio'n annibynnol ac fel rhan o dîm

Mae'r gallu i gyfathrebu a gweithio yn y Gymraeg yn fanteisiol

Y RÔL

Bydd y rôl yn cynnwys y cyfrifoldebau canlynol:

Cydlynu Gwerthiannau Lletygarwch ac Arlwyo

· Cyflawni galwadau ymholiadau gwerthu a lletygarwch sy'n dod i mewn, gan gefnogi'r tîm Gwerthiannau Lletygarwch.

· Targed gwerthiannau uniongyrchol allan i gefnogi'r tîm Gwerthiannau Lletygarwch i gyrraedd targedau refeniw.

· Cyflawni darpariaethau anfonebu ac ariannol ynghylch pecynnau sydd wedi'u gwerthu gan y tîm

· Gweithio gyda chyflenwyr allanol a phartneriaid arlwyo ar thema, edrychiad a naws.

· Goruchwylio cydlynu cyflenwyr allanol ar gyfer yr holl ofynion clyweledol.

· Cynyddu'r gwariant ychwanegol ar winoedd ac eitemau bwyd ychwanegol cyn diwrnod y digwyddiad ac ar ddiwrnodau digwyddiadau, yn unol â'r targed a osodwyd gan y tîm Gwerthiannau Lletygarwch.

· Arweinydd diwrnod y digwyddiad o ran gofynion arlwyo ar draws y stadiwm ar gyfer prif ddigwyddiadau'r chwaraefa.

Rheoli Cleientiaid Lletygarwch

· Cefnogi'r tîm Gwerthiannau Lletygarwch i ddarparu lletygarwch o safon ragorol i gleientiaid hirdymor a fesul digwyddiad.

· Ymateb i a rheoli adborth gan gleientiaid lletygarwch.

· Arwain ar ddosbarthu pasys ystafelloedd lletygarwch drwy'r ap PSE VIP Tickets.

· Bod y prif bwynt cyswllt mewn mannau lletygarwch penodol ar ddiwrnod y digwyddiad, gan sicrhau bod disgwyliadau ac anghenion cleientiaid yn cael eu bodloni.

Cyllidebau

· Cyfrannau at osod cyllidebau'r tîm Gwerthiannau Lletygarwch a monitro gweithgarwch yn agos, gan adrodd yn ôl i'r Rheolwr Cleientiaid.

Yn gyfrifol am reoli costau o fewn cyflawni pecynnau.

GOFYNION URC

Mae URC yn mynnu bod gan unigolion sgiliau TG, yn benodol pecynnau Microsoft. Mae sgiliau cyfathrebu ysgrifenedig a llafar rhagorol yn hanfodol, ynghyd â'r gallu i feithrin perthnasoedd cryf gyda rhanddeiliaid mewnol ac allanol.

Mae'r gallu i gyfathrebu trwy gyfrwng y Gymraeg a Thrwydded Yrru Ddilys y DU yn ddymunol. Mae'r rôl hon yn amodol ar wiriad DBS sylfaenol/manwl.

Y MANTEISION

Fel aelod parhaol o Grŵp URC, bydd gennych fynediad at ein hystod lawn o fuddion cyflogeion, gan gynnwys:

• Pensiwn Aberth Cyflog (cyfraniad cyflogai o 5%,cyfraniad cyfatebol gan URC)

• Cynllun yswiriant bywyd

• Dyraniad Tocyn Grŵp URC (yn unol â Pholisi Tocynnau)

• Un diwrnod ychwanegol o wyliau tâl (gwyliau pen-blwydd)

• Rhaglen cymorth i weithwyr

• Tactegau Tîm – trefniadau gweithio hybrid

• Parcio stadiwm a champfa am

• Gostyngiadau siop a theithiau Grŵp URC

• Cynigion partneriaeth Grŵp URC

• Cynllun Talebau Gofal Llygaid

• Cynllun Beicio i'r Gwaith

• Gostyngiadau Gwestai'r Celtic Collection

Ein Gwerthoedd

Mae Grŵp URC wedi ymrwymo i ddatblygu diwylliant lle mae pob gweithiwr yn cael ei werthfawrogi a'i barchu'n gyfartal. Mae ein nodau, ynghyd â’n gweledigaeth a’n cenhadaeth, wedi’u tanategu gan ein gwerthoedd a’n credoau craidd sy’n croesawu: Uniondeb, Rhagoriaeth, Llwyddiant, Dewrder, Teulu a Hiwmor.

Cynhwysiant yn URC

Mae Grŵp URC wedi ymrwymo i ddarparu Jyrsi i Bawb. Mae hyn yn cynnwys y bobl sy'n gweithio i ni a gyda ni. Rydym yn uchelgeisiol ynglŷn â darparu diwylliant sy'n rhoi pobl yn gyntaf, lle gall pawb fod yn perthyn a chael eu clywed a’u parchu. Rydym yn hapus i siarad â chi am ein Cynllun Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant (2023-2028) a gallwch hefyd ddarllen rhagor am ein hymrwymiad yn ein Polisi Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant.

Monitro amrywiaeth

Gwyddom ein bod yn darparu gwasanaethau gwell pan fo ein gweithlu’n adlewyrchu’r ystod lawn o gefndiroedd a phrofiadau yn y gymdeithas a wasanaethwn. Er mwyn parhau i wneud hyn mae angen eich help arnom i lenwi ffurflen fonitro fer. Ni fydd unrhyw wybodaeth y byddwch yn ei rhannu yn weladwy fel rhan o'ch cais. Dim ond i fonitro cynwysoldeb ein prosesau dethol yn ddienw y caiff ei defnyddio. Gallwch ddewis ‘gwell gennyf beidio â dweud’ os byddai’n well gennych beidio ag ateb unrhyw gwestiwn.