To lead and coordinate all administrative aspects of referee administration and appointments for all WRU-related Competitions along with logistics and planning for major fixtures.

Closing Date: 13 January 2026

Salary: £28,000 per annum

Location: Principality Stadium, Cardiff/and or WRU National Centre of Excellence, Hensol

Contractual status: Permanent (subject to 6-month probationary period)

Hours of work: 35 per week. Monday to Friday 9am - 5pm, with a requirement to work flexibly, evenings and weekends as necessary

Reporting to: Regulatory & Competitions Manager/Match Official Development Lead

The Person

Knowledge, Skills and Experience

Essential

• Strong track record of working in an administration support position

• Experience with WRU Match Officials

• Experience of managing online databases including accurate data input and report writing

• Strong interpersonal and relationship management

• Excellent knowledge and understanding of regulatory compliance

• Excellent IT skills, specifically Microsoft package

• Strong interpersonal skills

• Excellent written and verbal communication skills are essential

• Ability to communicate and work through the medium of Welsh is desirable

The Role

Key Responsibilities, Tasks and Activities

• Oversee and manage costs from external tournaments related to referees including elite officials’ income and expenditure across WRU, EPCR, and URC competitions.

• Act as a key liaison with high-profile stakeholders, including professional clubs, community clubs, and both professional and community referees.

• Oversee and approve match official travel arrangements across both community and performance refereeing departments.

• Organize and present at all WRU regional referee conferences.

• Match Official Logistics for Major Fixtures: Managed arrivals, accommodation, and travel for WRU-appointed officials.

• To coordinate all WRU Level 3 Match Officials appointments allocated by the Referee Manager/Development Officer and communicate to Match Officials and Clubs Monthly. Including daily amendments and updating on WRU Admin.

• To coordinate all WRU Level 3 Advisors’ appointments allocated by the Referee Manager/Development officer and communicate to Advisors Monthly. Including daily amendments.

• Ensure the WRU Admin database is frequently updated with correct fixtures to ensure the rapid entry of results via the referee's mobile app which will over time include all WRU competitions.

• To process reports sent in by all Advisors on a weekly basis.

• ·Communicate weekly with all match officials and clubs on updates for the department, law changes, necessary documentation etc. Game Locker/Newsletter format.

• Process expense claims submitted by advisors and referees on a monthly basis.

• Carry out duties in support of the WRU Group Strategic Mission, Purpose and values
   

Key Relationships

• Regulatory & Competitions Manager

• Match Officials Development Lead

• National Lead – Elite Match Officials

• Referees

• Clubs

• Referee's Appointments Officers

• Referee's Society

• Performance&CommunityDepartments
  
  WRU Requirements

The WRU require that individuals are proficient in IT skills, specifically Microsoft packages. Excellent written and verbal communications are essential, along with the ability to build strong relationships with internal and external stakeholders.

Ability to communicate through the medium of Welsh and a Valid UK Driver's License is required. This role is subject to a basic DBS check.

The Perks

As a permanent member of the WRU Group, you will have access to our full range of employee benefits, including:

• Salary Sacrifice Pension (5% employee contribution, matched by WRU)

• Life assurance scheme

• WRU Group Ticket Allocation (in line with ticketing policy)

• Employee assistance programme

• Team Tactics – hybrid working arrangements

• Free stadium parking and gym

• WRU Group store and tour discounts

• WRU Group partnership offers

• Eye Care Voucher Scheme

• Cycle to Work Scheme
  

Our Values

The WRU Group are committed to developing a culture whereby all employees are equally valued and respected. Our aims, together with our vision and mission, are underpinned by our core values and beliefs which embrace: Integrity, Excellence, Success, Courage, Family & Humour.

Inclusion At The WRU

The WRU Group are committed to building diverse, high-performing and engaged teams across Welsh Rugby. We are ambitious about providing a people first culture where everyone can belong, be heard and respected. We are happy to talk to you about our Crys I Bawb EDI Strategy (2024-2029) and you can also read more about our commitment in our Equality, Diversity and Inclusion Policy.

Diversity monitoring

We know that we deliver better services when our workforce reflects the full range of backgrounds and experiences in the society we serve.

To continue to do this we need your help in filling out a short monitoring form.

None of the information you provide will be visible as part of your application. It will only be used anonymously to monitor the inclusivity of our selection processes.

You can select 'prefer not to say’ if you would rather not answer any question.

Arwain a chydlynu pob agwedd weinyddol ar weinyddiaeth a phenodiadau dyfarnwyr ar gyfer pob cystadleuaeth sy'n gysylltiedig ag URC, ynghyd â logisteg a chynllunio ar gyfer gemau mawr.

Dyddiad Cau: 13 Ionawr 2026

Cyflog: £28,000 y flwyddyn

Lleoliad: Stadiwm Principality, Caerdydd a/neu Canolfan Ragoriaeth Genedlaethol URC, Hensol

Statws cytundebol: Parhaol (yn amodol ar gyfnod prawf o 6 mis)

Oriau gwaith: 35 awr yr wythnos. Dydd Llun i ddydd Gwener 9am – 5pm, gyda gofyniad i weithio’n hyblyg, gyda’r nos ac ar benwythnosau yn ôl yr angen

Yn adrodd i: Rheolwr Rheoleiddiol a Chystadlaethau/Arweinydd Datblygu Swyddogion y Gêm

Y PERSON

Gwybodaeth, Sgiliau a Phrofiad Hanfodol

• Hanes cryf o weithio mewn swydd cymorth gweinyddol

• Profiad gyda Swyddogion y Gêm URC

• Profiad o reoli cronfeydd data ar-lein gan gynnwys mewnbynnu data'n gywir ac ysgrifennu adroddiadau

• Rheolaeth ryngbersonol a pherthnasau cadarn

• Gwybodaeth a dealltwriaeth ragorol o gydymffurfiaeth reoleiddiol

• Sgiliau TG rhagorol, yn enwedig pecyn Microsoft

• Sgiliau rhyngbersonol cadarn

• Mae sgiliau cyfathrebu ysgrifenedig a llafar rhagorol yn hanfodol.

• Mae'r gallu i gyfathrebu a gweithio yn y Gymraeg yn fanteisiol

Y RÔL

Cyfrifoldebau, Tasgau a Gweithgareddau Allweddol

• Goruchwylio a rheoli costau o dwrnameintiau allan sy'n gysylltiedig â dyfarnwyr gan gynnwys incwm a gwariant swyddogion elît ar draws cystadlaethau URC, EPCR ac URC.

• Gweithredu fel cyswllt allweddol gyda rhanddeiliaid uchel eu proffil, gan gynnwys clybiau proffesiynol, clybiau cymunedol, a dyfarnwyr proffesiynol a chymunedol.

• Goruchwylio a chymeradwyo trefniadau teithio swyddogion y gêm ar draws adrannau dyfarnu cymunedol a pherfformiad.

• Trefnu a chyflwyno ym mhob cynhadledd dyfarnwyr rhanbarthol URC.

• Logisteg Swyddogion y Gêm ar gyfer Gemau Mawr: Rheoli cyraeddiadau, llety, a theithio ar gyfer swyddogion wedi'u penodi gan URC.

• Cydlynu holl benodiadau Swyddogion y Gêm Lefel 3 URC a ddyrannwyd gan y Rheolwr Dyfarnwyr/Swyddog Datblygu a chyfathrebu â Swyddogion y Gêm a chlybiau yn fisol. Gan gynnwys newidiadau dyddiol a diweddaru ar Weinyddiaeth URC.

• Cydlynu holl apwyntiadau Ymgynghorwyr Lefel 3 URC wedi'u dyrannu gan y Rheolwr Dyfarnwyr/Swyddog Datblygu a chyfathrebu ag ymgynghorwyr yn fisol. Gan gynnwys newidiadau dyddiol.

• Sicrhau bod cronfa ddata Weinyddol URC yn cael ei diweddaru'n aml gyda'r gemau cywir i sicrhau cofnodi canlyniadau'n gyflym drwy ap symudol y dyfarnwyr a fydd yn cynnwys holl gystadlaethau URC dros amser.

• Prosesu adroddiadau a anfonir gan bob Ymgynghorydd yn wythnosol.

• Cyfathrebu'n wythnosol â phob swyddog y gêm a chlwb ar ddiweddariadau ar gyfer yr adran, newidiadau i'r gyfraith, dogfennaeth angenrheidiol ac ati. Fformat Locer Gêm/Cylchlythyr.

• Prosesu hawliadau treuliau a gyflwynir gan ymgynghorwyr a dyfarnwyr yn fisol.

• Cyflawni dyletswyddau i gefnogi Cenhadaeth, Diben a Gwerthoedd Strategol Grŵp URC

Perthnasau Allweddol

• Rheolwr Rheoleiddio a Chystadlaethau

• Arweinydd Datblygu Swyddogion y Gêm

• Arweinydd Cenedlaethol – Swyddogion y Gêm Elît

• Dyfarnwyr

• Clybiau

• Swyddogion Penodiadau Dyfarnwyr

• Cymdeithas y Dyfarnwyr

• Adrannau Perfformiad a Chymuned

Arall

• Mae angen trwydded yrru ddilys y DU

• Mae'r rôl hon yn destun datgeliad DBS manylach ac yn cael ei hadolygu'n rheolaidd yn unol â gweithgaredd recriwtio a gofynion polisi

GOFYNION URC

Mae URC yn mynnu bod gan unigolion sgiliau TG, yn benodol pecynnau Microsoft. Mae sgiliau cyfathrebu ysgrifenedig a llafar rhagorol yn hanfodol, ynghyd â'r gallu i feithrin perthnasoedd cryf gyda rhanddeiliaid mewnol ac allanol.

Mae'r gallu i gyfathrebu trwy gyfrwng y Gymraeg a Thrwydded Yrru Ddilys y DU yn ddymunol. Mae'r rôl hon yn amodol ar wiriad DBS sylfaenol/manwl.

Y MANTEISION

Fel aelod parhaol o Grŵp URC, bydd gennych fynediad at ein hystod lawn o fuddion cyflogeion, gan gynnwys:

• Pensiwn Aberth Cyflog (cyfraniad cyflogai o 5%,cyfraniad cyfatebol gan URC)

• Cynllun yswiriant bywyd

• Dyraniad Tocyn Grŵp URC (yn unol â Pholisi Tocynnau)

• Rhaglen cymorth i weithwyr

• Tactegau Tîm – trefniadau gweithio hybrid

• Parcio stadiwm a champfa am

• Gostyngiadau siop a theithiau Grŵp URC

• Cynigion partneriaeth Grŵp URC

• Cynllun Talebau Gofal Llygaid

• Cynllun Beicio i'r Gwaith

• Gostyngiadau Gwestai'r Celtic Collection

Ein Gwerthoedd

Mae Grŵp URC wedi ymrwymo i ddatblygu diwylliant lle mae pob gweithiwr yn cael ei werthfawrogi a'i barchu'n gyfartal. Mae ein nodau, ynghyd â’n gweledigaeth a’n cenhadaeth, wedi’u tanategu gan ein gwerthoedd a’n credoau craidd sy’n croesawu: Uniondeb, Rhagoriaeth, Llwyddiant, Dewrder, Teulu a Hiwmor.

Cynhwysiant yn URC

Mae Grŵp URC wedi ymrwymo i ddarparu Jyrsi i Bawb. Mae hyn yn cynnwys y bobl sy'n gweithio i ni a gyda ni. Rydym yn uchelgeisiol ynglŷn â darparu diwylliant sy'n rhoi pobl yn gyntaf, lle gall pawb fod yn perthyn a chael eu clywed a’u parchu. Rydym yn hapus i siarad â chi am ein Cynllun Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant (2023-2028) a gallwch hefyd ddarllen rhagor am ein hymrwymiad yn ein Polisi Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant.

Monitro amrywiaeth

Gwyddom ein bod yn darparu gwasanaethau gwell pan fo ein gweithlu’n adlewyrchu’r ystod lawn o gefndiroedd a phrofiadau yn y gymdeithas a wasanaethwn. Er mwyn parhau i wneud hyn mae angen eich help arnom i lenwi ffurflen fonitro fer. Ni fydd unrhyw wybodaeth y byddwch yn ei rhannu yn weladwy fel rhan o'ch cais. Dim ond i fonitro cynwysoldeb ein prosesau dethol yn ddienw y caiff ei defnyddio. Gallwch ddewis ‘gwell gennyf beidio â dweud’ os byddai’n well gennych beidio ag ateb unrhyw gwestiwn.